Privacyverklaring
1. Wie is verantwoordelijk?
Logbook wordt uitgebaat door VisionAir GCV, Vredelaan 125/0101, 1982 Weerde, ondernemingsnummer 0717.552.649 (hierna “wij”). Voor vragen over privacy kan je ons bereiken via hermanskoen@pm.me.
Afhankelijk van de gegevens hebben we een andere rol:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor je account, je persoonlijke logboeken en logs, je meldingen en de technische gegevens die nodig zijn om de dienst veilig te laten werken.
- De club is verwerkingsverantwoordelijke voor alles wat je in het kader van een club deelt of wat een club over je bijhoudt: je lidmaatschap, ledentypes, bevoegdheden, beschikbaarheden, inschrijvingen, de persoonsgegevens die je bij de club invult (telefoon, adres, geboortedatum, noodcontact, antwoorden op clubvragen), uitnodigingen en aanvragen via de infopagina van de club. Wij verwerken die gegevens dan als verwerker in opdracht van de club, volgens onze verwerkersovereenkomst. Voor je rechten over die gegevens wend je je best eerst tot de club; wij helpen de club daarbij.
2. Welke gegevens, waarom en op welke grond?
| Gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als versleutelde hash), bevestiging van je e-mailadres, aanvaarde versie van de voorwaarden | Je account aanmaken, je laten inloggen, wachtwoordherstel, je e-mailadres controleren | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Logboeken en logs: datum, duur, notities, zelfgekozen velden (bv. diepte, registratie, landingen), tekeningen of handtekeningen, GPS-routes en diepteprofielen uit geïmporteerde bestanden | Het bijhouden, tonen, samenvatten en exporteren van je logboeken | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Logs die je zelf aan een club koppelt, en de aftekening door een instructeur | Laten bekijken en aftekenen door de beheerders en instructeurs van die club | Uitvoering van de overeenkomst; voor de club: zie de privacyverklaring van de club |
| Clubgegevens (lidmaatschap, types, bevoegdheden, beschikbaarheden, agenda, inschrijvingen, persoonsgegevens bij de club) | Ledenbeheer en planning door de club | Bepaald door de club (meestal overeenkomst of gerechtvaardigd belang); wij zijn verwerker |
| Aanvragen via de infopagina van een club: naam, e-mail, telefoon, interesse, bericht, bron (bv. instagram) | Je vraag beantwoorden en je eventueel uitnodigen | Maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6.1.b); de club is verantwoordelijke |
| Meldingen en pushabonnementen (een technisch adres van je browser en sleutels om berichten te versleutelen), meldingsvoorkeuren | Je verwittigen van lesvragen, wijzigingen en herinneringen | Uitvoering van de overeenkomst; pushberichten enkel na jouw toestemming in de browser |
| Technische gegevens: IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype (serverlogs); sessie- en beveiligingscookies | De dienst veilig en beschikbaar houden, misbruik en spam tegengaan (bv. max. 5 aanvragen per uur) | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) |
We gebruiken je gegevens niet voor marketing, profilering of advertenties. Het voorstel van instructeurs bij het plannen van een les is een hulpmiddel voor de planner; er worden geen beslissingen met rechtsgevolgen volledig automatisch genomen (art. 22 AVG).
Bijzondere gegevens. Logbook vraagt zelf geen gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Clubs kunnen eigen vragen toevoegen; zij moeten daarbij zelf zorgen voor een geldige rechtsgrond. Schrijf geen medische informatie in vrije notities als dat niet nodig is.
3. Hoe lang bewaren we je gegevens?
Gegevens worden automatisch verwijderd volgens deze termijnen:
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account en persoonlijke logboeken | tot je je account of de gegevens zelf verwijdert |
| Account dat nooit bevestigd werd | 30 dagen |
| Persoonsgegevens bij een club (telefoon, adres, noodcontact, clubvragen) | zolang je lid bent, en 12 maanden na je vertrek |
| Aanvragen via een infopagina | 12 maanden na het laatste contact |
| Uitnodigingen | 90 dagen na verlopen of intrekken, 12 maanden na aanvaarding |
| Meldingen in de app | 12 maanden |
| Geüploade importbestanden | worden niet bewaard; enkel de gegevens die je importeert. Een niet-afgeronde import wordt na 2 dagen gewist |
| Pushabonnementen | tot je pushberichten uitschakelt of het toestel ze niet meer aanvaardt |
Verwijder je je account, dan wissen we meteen je account, logboeken, logs, tekeningen, meldingen, pushabonnementen en lidmaatschappen (met de persoonsgegevens die je bij clubs invulde). Kopieën in back-ups verdwijnen binnen de rotatietermijn van de back-ups.
4. Wie krijgt je gegevens te zien?
- Jijzelf. Logboeken en logs zijn standaard enkel voor jou zichtbaar.
- Clubs waarvan je lid bent. Beheerders zien je lidmaatschap en de gegevens die je bij die club invulde. Beheerders en instructeurs zien enkel de logs die jij zelf aan die club koppelt. Andere leden zien hoogstens je voornaam bij een activiteit.
- Onze verwerkers (dienstverleners die in onze opdracht werken, onder een verwerkersovereenkomst):
| Dienstverlener | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Railway Corporation | Hosting van de applicatie, database en bestanden | [in te vullen: land van hosting] |
| Resend, Inc. | Versturen van e-mails (bevestiging, uitnodigingen, meldingen, infomails) | Verenigde Staten — doorgifte op basis van de EU-standaardcontractbepalingen (en het EU-VS Data Privacy Framework indien gecertificeerd) |
| Pushdienst van je browser (Google, Apple, Mozilla of Microsoft) | Afleveren van pushberichten; de inhoud wordt end-to-end versleuteld verstuurd | Afhankelijk van je browser; kan buiten de EER zijn |
| OpenStreetMap Foundation | Kaarttegels, enkel wanneer je zelf op “Kaart tonen” klikt | Verenigd Koninkrijk (adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) |
We verkopen of verhuren je gegevens nooit. We geven ze enkel door aan overheden als de wet ons daartoe verplicht.
5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige verwerkers zijn gevestigd buiten de EER (zie hierboven). In dat geval gebeurt de doorgifte enkel op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, met bijkomende maatregelen waar nodig. Pushberichten worden end-to-end versleuteld, zodat de pushdienst de inhoud niet kan lezen.
6. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), wachtwoorden enkel als gehashte waarde, toegang op basis van rollen, tekeningen enkel zichtbaar voor wie de log mag zien, eenmalige ondertekende links, bescherming tegen spam en misbruik, geen externe trackers of lettertypes, en automatische verwijdering volgens de bewaartermijnen. Merken we toch een datalek op met een risico voor jou, dan verwittigen we de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar nodig, jou.
7. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te verbeteren, te laten wissen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid). Je kan een gegeven toestemming (bv. voor pushberichten) altijd intrekken.
- In de app: via Profiel kan je je gegevens aanpassen, al je gegevens downloaden (ZIP met JSON, CSV en tekeningen) en je account verwijderen. Pushberichten schakel je uit via Meldingen → instellingen.
- Per e-mail: hermanskoen@pm.me. We antwoorden binnen één maand. We kunnen vragen om je identiteit te bevestigen.
- Gegevens bij een club: neem contact op met de club; je kan je clubgegevens ook zelf aanpassen via Mijn gegevens in de club.
Ben je niet tevreden? Je kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, contact@apd-gba.be.
8. Cookies en lokale opslag
We gebruiken enkel strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag voor je eigen voorkeuren. Meer info in de cookieverklaring.
9. Minderjarigen
Je moet minstens 13 jaar zijn om een account aan te maken. Ben je jonger dan 18, dan gebruik je Logbook met toestemming van een ouder of voogd. Clubs met jeugdleden zorgen zelf voor de nodige toestemming van ouders.
10. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of verwerkers. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we je in de app of per e-mail. De versie en datum staan bovenaan.